Mô hình công việc kết hợp cho các tổ chức nghệ thuật: Các chiến lược để thành công

Hình ảnh lịch sự của Unsplash

Tổ chức nghệ thuật của bạn đang nổi lên từ đại dịch và quan tâm đến mô hình hoạt động kết hợp?

COVID cả công việc từ xa bắt buộc và bình thường hóa. Nhưng giờ đây khi vắc xin đang được triển khai và CDC đang dỡ bỏ các hạn chế, các tổ chức nghệ thuật đang xem xét cách thức nhân viên của họ sẽ trở lại làm việc. 

Tính linh hoạt và hiệu quả của làm việc từ xa đã khiến nhiều nhà lãnh đạo cân nhắc mô hình làm việc kết hợp. Tại Artwork Archive, chúng tôi tận mắt chứng kiến ​​các bảo tàng và các tổ chức nghệ thuật khác đang thích ứng với điều kiện bình thường mới và tạo ra lực lượng lao động hợp tác và hiệu quả—trong và ngoài văn phòng. Chúng tôi rất vui được chia sẻ các chiến lược và công cụ mà các tổ chức nghệ thuật sử dụng để giao tiếp, hoàn thành công việc và cộng tác.

Để bắt đầu…

Hãy xem xét ưu và nhược điểm của từng loại mô hình làm việc—trực tiếp, từ xa và kết hợp. 

Khi nói đến việc phát triển và duy trì văn hóa làm việc lành mạnh, không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả. Mỗi tổ chức nghệ thuật sẽ khác nhau về sứ mệnh và loại hình chương trình, cũng như nhân viên và ngân sách.

Để bắt đầu cuộc trò chuyện về mô hình làm việc nào có thể là tốt nhất cho tổ chức của bạn, dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm cần cân nhắc đối với từng loại công việc.

Xa

Ưu điểm: Từ xa có thể giúp tuyển dụng và giữ chân vì bạn sẽ không bị giới hạn bởi địa lý. Bạn cũng có thể giữ cho nhân viên của mình khỏe mạnh bằng cách hạn chế thời gian họ ở văn phòng. Không gian làm việc chung cũng là giải pháp cho những ai vẫn muốn gặp mặt trực tiếp. Đồng đội có thể lập kế hoạch và gặp gỡ trong/ngoài văn phòng khi cần thiết.

Nhược điểm: Việc tạo ra cảm giác sở hữu khi làm việc từ xa là một thách thức. Một số nhân viên trải qua sự cô đơn và cô lập. Các nhà quản lý lo sợ rằng nhân viên của họ sẽ trở nên kém gắn kết và kém trung thành hơn. Điều này càng trở nên phức tạp hơn bởi tin tức rằng cứ bốn công nhân thì có một người đang cân nhắc việc rời bỏ công việc của mình sau đại dịch ().

Mặt đối mặt

Ưu điểm: Có những kỳ vọng nhất định khi làm việc tại công trường vì đó là điều mà hầu hết chúng ta đều đã quen. Những cuộc gặp gỡ ngẫu hứng và tình cờ cũng có khả năng kích thích sự sáng tạo. 

Nhược điểm: Bạn sẽ bị hạn chế tiếp cận tài năng. Nhân viên sẽ có ít sự linh hoạt hơn. Họ không được tiếp cận những lợi ích của công việc từ xa - không phải đi lại, độc lập hơn, v.v. 

HỖN HỢP

Ưu điểm: Lực lượng lao động kết hợp được hưởng lợi từ cả chiến lược từ xa và trực tiếp. Có sự linh hoạt. Nhân viên tiếp tục phấn đấu để cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Nhược điểm: Có vấn đề về phối hợp. Thật khó để chồng chéo. Mọi thứ đều được lên kế hoạch. Điều này có thể gây căng thẳng cho người quản lý. 

Bạn có biết rằng có nhiều loại mô hình làm việc kết hợp khác nhau không?

Hybrid không chỉ là một giải pháp. Nhiều loại khác nhau đang được khám phá tại nơi làm việc. Dưới đây là năm mô hình chúng tôi đã xem xét và chúng sẽ được thảo luận chi tiết hơn trong phần này. .

• Định hướng văn phòng: Nhân viên được yêu cầu phải đến văn phòng hầu hết thời gian, nhưng các công ty dành một hoặc hai ngày một tuần để nhân viên được phép làm việc từ một địa điểm khác. 

• Hoàn toàn linh hoạt: Nhân viên có thể chọn thời điểm họ muốn làm việc tại văn phòng và khi nào họ muốn làm việc từ một địa điểm khác. Sự linh hoạt hoàn toàn có thể nhanh chóng tạo ra mức độ địa vị của nhân viên và sự bất bình đẳng đáng kể có lợi cho những người ở văn phòng thường xuyên hơn. Ngoài ra còn có những vấn đề thực sự về phối hợp vì thường khó dự đoán ai sẽ ở văn phòng. 

• Remote-ish (thân thiện với điều khiển từ xa): Trong mô hình này, một số nhân viên được phép làm việc từ xa. Một số ngày cụ thể có thể không được phép làm việc từ xa. 

• Văn phòng từ xa kết hợp: Nhân viên được cung cấp một “menu” các tùy chọn để lựa chọn, bao gồm tùy chọn từ xa, tùy chọn làm việc linh hoạt (nhân viên làm việc tại văn phòng 2-3 ngày một tuần) và tùy chọn tại văn phòng. Điều này có thể khó khăn nếu các nhà quản lý và điều hành chọn làm việc trong môi trường văn phòng. Nhân viên có thể cảm thấy như họ thuộc về văn phòng. 

• Lần đầu tiên bị xóa: Điều khiển từ xa là mặc định. Mô hình này khác ở chỗ nhân viên được trao quyền làm việc từ xa thay vì chỉ cho phép tùy chọn. 

Cho đến nay, có vẻ như nhiều bảo tàng đang lựa chọn cách tiếp cận tại văn phòng với 1-2 ngày làm việc từ xa được chỉ định. Ngay cả trước đại dịch, một số tổ chức đã cho phép nhân viên của họ làm việc từ xa. 

Các yếu tố cần xem xét khi xem xét một mô hình lai

Tính chất công việc của nhân viên và công việc cụ thể mà họ thực hiện. 

Ai dành phần lớn thời gian một mình tại bàn làm việc của họ? Ai cần quyền truy cập vào các đối tượng? Ai cần hợp tác và xây dựng mối quan hệ? Phong cách làm việc và nhu cầu của người bảo quản và người lắp đặt khác với phong cách làm việc và nhu cầu đang phát triển. Tài chính có thể được đặt bên ngoài văn phòng nhưng phải có an ninh. 

Danh tính nhân viên của bạn 

Bạn có thể nhận thấy rằng một số nhân viên đã phát triển mạnh mẽ khi làm việc từ xa, trong khi những người khác gặp khó khăn khi không có sự tương tác xã hội. Một số nhân viên có thể có động lực nội tại hơn và tận hưởng không gian riêng của họ. Trong khi những người khác cần sự tương tác của con người và công việc của họ được cải thiện nhờ sự tương tác trực tiếp. 

lắp đặt tại nhà

Một số nhân viên không có được sự sang trọng của văn phòng tại nhà. Hoặc họ có thể có người nhà hoặc bạn cùng phòng ở nhà. Những người này có thể thích đến văn phòng và có không gian riêng.

Thời gian làm việc hoặc kinh nghiệm làm việc của nhân viên 

Nhân viên mới hoặc mới được thăng chức có thể cần phải có mặt tại chỗ. Nhóm này thường yêu cầu sự huấn luyện từ người quản lý của họ và những người mới được tuyển dụng sẽ được hưởng lợi từ việc tương tác với các đồng đội bên ngoài bộ phận của họ. 

Tuổi 

Đại diện của Thế hệ Z thường thích ở văn phòng hơn (theo nhiều cuộc khảo sát khác nhau). Họ là những người mới bước vào thế giới nghề nghiệp và đời sống xã hội của họ thường gắn liền với công việc. Họ cũng lưu ý rằng năng suất của họ đã giảm kể từ khi họ bắt đầu làm việc tại nhà. 

Đừng quên lắng nghe nhân viên của bạn. Hãy xem xét cách bạn có thể đáp ứng nhu cầu của họ trong khi vẫn duy trì năng suất của tổ chức. 

Chiến lược cho một mô hình lai thành công

Công việc kết hợp yêu cầu quyền truy cập từ xa vào , tài liệu và đồng đội của bạn.  

A cho thấy 72% giám đốc điều hành đang đầu tư vào các công cụ cộng tác ảo. 

Trong kho lưu trữ nghệ thuật Chúng tôi đã thấy nhiều nhóm chuyển sang sử dụng các công cụ trực tuyến để tiếp tục làm việc hiệu quả, dù tại chỗ hay từ xa. Công bằng mà nói, các tổ chức phi lợi nhuận đã chậm chấp nhận quyền truy cập ảo, nhưng COVID đã khiến điều đó trở nên cần thiết.

Dưới đây là những cách các tổ chức nghệ thuật đang thực hiện công việc kết hợp với . 

Luôn có quyền truy cập thông tin với cơ sở dữ liệu bảo tàng như . 

Giúp thông tin có thể truy cập được để bạn có thể cộng tác từ xa

Khi đã phân bổ nhân viên, bạn muốn đảm bảo rằng mình không bao giờ bị mất thông tin. Sử dụng hệ thống quản lý bộ sưu tập nghệ thuật trực tuyến, tất cả dữ liệu nghệ thuật, hình ảnh, danh bạ và tài liệu của bạn đều được tập trung ở một nơi. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập và chia sẻ thông tin bạn cần.

Bạn cũng sẽ luôn sẵn sàng. Bạn sẽ có sẵn thông tin chi tiết cho ban giám đốc và nhân viên, báo chí, yêu cầu bảo hiểm và mùa thuế.

Và điều tuyệt vời nhất là bạn không cần phải phụ thuộc vào sự hiện diện thực tế tại cơ sở. Bạn có thể truy cập bộ sưu tập nghệ thuật của mình từ mọi nơi và trên mọi thiết bị. 

Đội Đại học Nevada, Las Vegas được xếp hạt giống. Họ có nhân viên tại chỗ và ngoài cơ sở làm việc cùng một lúc. Họ sử dụng Kho lưu trữ tác phẩm nghệ thuật để đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào bộ sưu tập và thông tin, bất kể họ ở đâu. 

Bảo tàng Albin Polasek và Vườn Điêu khắc đã chuyển các cuộc triển lãm của họ lên mạng với toàn bộ đội ngũ của họ ở nhà. Họ thậm chí còn tổ chức một buổi gây quỹ trực tuyến ( quá nhiều. Xem triển lãm hiện tại của họ, được nhúng trên trang web của họ từ tài khoản Lưu trữ tác phẩm nghệ thuật của họ.

Chia sẻ thông tin thường xuyên

Với bộ sưu tập nghệ thuật trực tuyến của bạn, bạn có thể dễ dàng chia sẻ và gửi thông tin. Bạn có thể điều phối các khoản vay và quyên góp, tạo tài liệu giáo dục, chia sẻ kho lưu trữ của mình với các nhà nghiên cứu và tiếp tục chứng minh giá trị cũng như tác động của mình với các bên liên quan và người ra quyết định. 

Có nhiều hình thức để chia sẻ thông tin này với hệ thống quản lý bộ sưu tập nghệ thuật trực tuyến, bao gồm: danh sách hàng tồn kho, trang danh mục đầu tư, báo cáo bảo trì, nhãn tường và địa chỉ, báo cáo doanh thu và chi phí, nhãn mã QR và báo cáo triển lãm. 

Khán giả của bạn rất có thể cũng ở “xa”. Alisha Kerlin, giám đốc điều hành của Bảo tàng Nghệ thuật Marjorie Barrick, cho biết cô có thể gửi các yêu cầu báo chí liên tục về triển lãm chỉ bằng một cú nhấp chuột. Những người bên ngoài Las Vegas cũng quan tâm đến bộ sưu tập và cô ấy có thể dễ dàng chia sẻ thông tin trực tiếp từ tài khoản Lưu trữ tác phẩm nghệ thuật của mình. 

Alisha đã có thể thương lượng một khoản vay cho cả một trung tâm biểu diễn nghệ thuật địa phương và văn phòng của Nghị sĩ Susie Lee ở Washington, D.C. khi cô ấy ở nhà. 

Tạo chế độ xem trực tuyến độc quyền cho bộ sưu tập nghệ thuật của bạn. Mời những người liên hệ của bạn xem tác phẩm của bạn trong phòng riêng của Kho lưu trữ tác phẩm nghệ thuật. 

Sử dụng phòng riêng để cộng tác và điều phối dự án

nó là một công cụ có trong cơ sở dữ liệu Lưu trữ Tác phẩm nghệ thuật. Bạn có thể tạo một bộ sưu tập nghệ thuật và chia sẻ nó trực tiếp với một đối tượng cụ thể. 

Vivian Zavataro sử dụng phòng riêng để tạo ra các bộ sưu tập nghệ thuật mà giáo viên và học sinh có thể sử dụng trong lớp học của mình. Ví dụ, một giáo sư đã tiếp cận một viện bảo tàng và yêu cầu được tiếp cận bộ sưu tập nghệ thuật đương đại của viện đó. Các phòng riêng tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa bảo tàng và các khoa của trường đại học. Và không ai phải có mặt tại hiện trường. 

“Phòng riêng là nơi tuyệt vời để nhân viên phát triển ý tưởng. Chúng tôi có thể thêm hình ảnh và dễ dàng chuyển đổi giữa các tùy chọn,” Alisha nói. “Chúng tôi cũng sử dụng chúng để đi đến các buổi hòa nhạc của mình. Chia sẻ thật dễ dàng."

Sử dụng một lịch trình để giữ mọi người làm việc.

Tất cả các ngày và nhiệm vụ quan trọng có thể được lưu trong cơ sở dữ liệu nghệ thuật trực tuyến. Với nhóm phân tán, bạn có thể xác định các nhiệm vụ quan trọng và đặt lời nhắc để đảm bảo không ai bỏ sót chi tiết nào. Bạn sẽ có thể xem các dự án sắp tới cũng như thời hạn của mình. cũng đồng bộ với lịch của bạn và bạn sẽ nhận được email hàng tuần. 

Một người phụ trách nghệ thuật tại Stanford Children's Health sử dụng Trình lập lịch biểu để lên kế hoạch cho các sự kiện bảo tồn sắp tới. Cô ấy cũng làm việc từ xa với người bảo quản của mình. Mỗi người có quyền truy cập vào Kho lưu trữ nghệ thuật và có thể đồng thời quản lý dự án đánh giá tình trạng của hàng nghìn tác phẩm nghệ thuật trong bộ sưu tập của mình. Người phụ trách tải trực tiếp các ghi chú và kế hoạch xử lý của mình lên tài khoản Art Archives để người phụ trách có thể xem xét và tham khảo lại thông tin. 

Công cụ lập kế hoạch Lưu trữ Tác phẩm nghệ thuật đảm bảo rằng không có chi tiết nào bị bỏ sót. 

Thu hút các thực tập sinh và tình nguyện viên vào các dự án cả trong và ngoài cơ sở

Vivian chia sẻ: “Trong thời gian khóa máy, chúng tôi có thể khiến các tình nguyện viên và thực tập sinh của mình bận rộn với Kho lưu trữ tác phẩm nghệ thuật. “Chúng tôi đã giao tác phẩm cho các sinh viên khác nhau để họ có thể nghiên cứu và bổ sung những phát hiện của mình vào Kho lưu trữ nghệ thuật. Mỗi học sinh có thông tin đăng nhập riêng và chúng tôi có thể theo dõi hoạt động của họ bằng chức năng Hoạt động.

Tòa án Tối cao Ohio đã thuê một thực tập sinh đại học để hỗ trợ dự án kiểm kê của họ. Cô lấy một bảng tính tĩnh và tải nó lên Kho lưu trữ tác phẩm nghệ thuật để có thể cập nhật cơ sở dữ liệu từ phòng ký túc xá của mình. Cô ấy hầu như thu thập tài liệu từ nhân viên và đính kèm các tập tin vào hồ sơ cơ sở. Khi tốt nghiệp, cô đã hoàn thành dự án kiểm kê, để lại cho Tòa án Tối cao Ohio một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ về hình ảnh, chi tiết và tài liệu... cùng một đề xuất xuất sắc.

Giữ liên lạc với nhóm của bạn bằng những công cụ này

Ngoài hệ thống quản lý bộ sưu tập nghệ thuật trực tuyến như , còn có các công cụ khác mà bạn có thể thêm vào hộp công cụ không gian làm việc ảo của mình. 

Chúng tôi đã thấy các bảo tàng sử dụng nền tảng hội nghị truyền hình như và . là một nền tảng giao tiếp tuyệt vời để trò chuyện nhóm hoặc nhắn tin trực tiếp. Để duy trì tiến độ của các dự án, bạn có thể sử dụng các ứng dụng như , hoặc . Nếu bạn muốn cung cấp hỗ trợ khách hàng trên trang web của mình, hãy xem xét các ứng dụng như hoặc . là một cách tuyệt vời để thu thập chữ ký điện tử. được thiết kế để quản lý hoàn trả. Và để khơi dậy khả năng sáng tạo của bạn, hãy xem sơ đồ và bản đồ tư duy. 

Ảo có thể là một thách thức đối với người khuyết tật. Tạo quyền truy cập bằng hoặc một dịch vụ cung cấp phụ đề và giải thích ASL từ xa bằng video thông qua Zoom. 

Phát triển lực lượng lao động hiệu quả và hợp tác bất kể mô hình làm việc bạn chọn. dành cho các công cụ dựa trên đám mây, dễ sử dụng để quản lý các bộ sưu tập nghệ thuật, cả tại chỗ và bên ngoài.